Które koszty odliczysz w uldze B+R?
Ulga B+R nie obejmuje wszystkich wydatków na rozwój, lecz wyłącznie koszty wskazane w przepisach. Wyróżniają one siedem kategorii kosztów kwalifikowanych. Dla każdej z nich wyjaśniamy, jakie wydatki można odliczyć, które są wyłączone z ulgi i jak je udokumentować.
Centrum badawczo-rozwojowe (CBR) odlicza do 200% wszystkich kosztów, z wyjątkiem kosztów ochrony patentowej u dużych podatników.
Siedem kategorii kosztów
Wynagrodzenia i składki
odliczasz do 200%To zwykle największa pozycja w uldze i jedyna kategoria, którą większość firm odlicza aż w 200%. Liczą się wynagrodzenia osób, które wykonują prace B+R, razem ze składkami finansowanymi przez pracodawcę.
Liczy się
- wynagrodzenia z umowy o pracę, zlecenia i o dzieło
- premie, nadgodziny i ryczałty za podróże służbowe, jeśli dotyczą prac B+R
- wynagrodzenie za urlop i wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę, w tej samej proporcji co pozostałe wynagrodzenie
- składki emerytalne, rentowe i wypadkowe finansowane przez pracodawcę
- wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Nie liczy się
- składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- zasiłek chorobowy wypłacany ze środków ZUS, także wtedy, gdy przekazuje go pracodawca
Ewidencja czasu pracy
Odliczasz tylko tę część wynagrodzenia, która przypada na czas pracy przy B+R. Dlatego co miesiąc zapisuj:
- cały czas pracy danej osoby w miesiącu
- godziny poświęcone tylko na B+R
- podział tych godzin między projekty, jeśli jest ich kilka
60% wynagrodzenia i składek za ten miesiąc to koszt kwalifikowany.
Przy umowie zlecenia i o dzieło zapisz w umowie obowiązek przekazywania zestawień godzin.
Orzecznictwo: wynagrodzenie za urlop i chorobę, praca częściowo przy B+R i kadra kierownicza, szkolenia i podróże służbowe.
Szczegółowo: umowy zlecenia i o dzieło, B2B, PPK i ZFŚS, ewidencja czasu pracy
Materiały i surowce
odliczasz do 100%Materiały i surowce, które zużywasz bezpośrednio w pracach B+R: w próbach, testach i przy budowie prototypów.
Koszt bezpośredni
Ma ścisły związek z konkretnymi pracami B+R. Odliczysz go.
Koszt pośredni
Ogólny wydatek firmy, którego nie da się jednoznacznie przypisać do B+R. Nie odliczysz go.
Orzecznictwo: materiały zużyte na prototypy, które następnie sprzedano.
Specjalistyczny sprzęt
odliczasz do 100%Sprzęt używany bezpośrednio w pracach B+R, który nie jest środkiem trwałym. Przepisy podają przykłady, np. naczynia i przybory laboratoryjne oraz urządzenia pomiarowe, ale ta lista jest otwarta.
Sprzęt, który jest środkiem trwałym, rozliczasz przez odpisy amortyzacyjne. Zobacz kategorię 07
Ekspertyzy i usługi naukowe
odliczasz do 100%Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i wyniki badań naukowych, które dotyczą Twoich prac B+R. Warunek: kupujesz je od podmiotu, który prowadzi głównie działalność naukową, np. od uczelni albo instytutu badawczego.
Liczy się
- ekspertyzy technologiczne, wdrożeniowe i naukowe
- opinie techniczne i prawne związane z projektem B+R
- doradztwo przy badaniach i rozwoju nowych rozwiązań
- wyniki badań: raporty, analizy, dokumentacja techniczna
Ta sama usługa kupiona od zwykłej firmy doradczej nie jest kosztem kwalifikowanym.
Orzecznictwo: od kogo musisz nabyć ekspertyzę, aby ją odliczyć.
Aparatura naukowo-badawcza
odliczasz do 100%Opłaty za korzystanie z aparatury naukowo-badawczej w pracach B+R. Przepisy jej nie definiują. W praktyce chodzi o urządzenia, które:
- służą do badań, pomiarów lub eksperymentów
- mają wyższe parametry niż urządzenia w zwykłej produkcji
- są wysoko wyspecjalizowane
- są używane bezpośrednio w pracach B+R
Standardowy komputer czy zwykłe narzędzia nie są aparaturą naukowo-badawczą.
Jak możesz korzystać z aparatury
Zakup aparatury nie jest kosztem kwalifikowanym. Odliczysz za to odpisy amortyzacyjne (kategoria 07). Odliczenia nie ma też wtedy, gdy umowę zawierasz z podmiotem powiązanym.
Orzecznictwo: co sądy uznają za aparaturę naukowo-badawczą.
Ochrona własności intelektualnej
odliczasz do 100%Koszty uzyskania, utrzymania i obrony patentu, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego, na każdym etapie ochrony.
- Zgłoszeniedokumentacja zgłoszeniowa, tłumaczenia, opłaty za wnioski w Urzędzie Patentowym RP i za granicą
- Postępowanieopłaty urzędowe, zastępstwo prawne i procesowe
- Obronaobsługa prawna przy odpieraniu zarzutów, w kraju i za granicą
- Utrzymanieopłaty za przedłużenie ochrony, walidacja patentu europejskiego, tłumaczenia
Amortyzacja
odliczasz do 100%Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych używanych w pracach B+R, np. maszyn, urządzeń czy oprogramowania. Odpisy muszą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Sprzęt używany nie tylko do B+R
Odliczasz taką część odpisu, w jakiej sprzęt służy pracom B+R. Proporcję ustalasz np. na podstawie ewidencji czasu pracy albo udziału kosztów B+R w kosztach firmy.
60% odpisu amortyzacyjnego to koszt kwalifikowany.
Możesz uwzględnić też odpisy od majątku kupionego w poprzednich latach, nawet przed wprowadzeniem ulgi.
Nie odliczysz odpisów od samochodów osobowych ani od budynków, budowli i lokali. Wyjątek: centrum badawczo-rozwojowe (CBR).
Orzecznictwo: amortyzacja prac rozwojowych, prototypy i aparatura.
Szczegółowo: majątek z poprzednich lat, jak ustalić proporcję, samochody i budynki
W skrócie
Koszty kwalifikowane to nie dowolny wydatek na rozwój, tylko zamknięty katalog. Gdy spełnisz warunki i dobrze udokumentujesz wydatki, realnie obniżysz podstawę opodatkowania. Największą korzyść dają wynagrodzenia zespołu B+R z rzetelną ewidencją czasu pracy.
Pytania i odpowiedzi
Czym w skrócie jest ulga B+R?
To ulga podatkowa, dzięki której wybrane koszty prac badawczo-rozwojowych odliczasz od podstawy opodatkowania jeszcze raz, oprócz ich zwykłego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów.
Na czym polega „podwójne” odliczenie kosztów?
Wydatek najpierw obniża dochód jako zwykły koszt uzyskania przychodu. Potem jego kwalifikowana część jeszcze raz zmniejsza podstawę opodatkowania. Wynagrodzenia odliczasz do 200%, pozostałe kategorie do 100%. Centrum badawczo-rozwojowe (CBR) odlicza do 200% wszystkich kosztów, z wyjątkiem kosztów ochrony patentowej u dużych podatników. Przykład z liczbami.
Jakie warunki musi spełnić wydatek, żeby był kosztem kwalifikowanym?
Musi mieć bezpośredni związek z działalnością B+R, czyli z pracami twórczymi, prowadzonymi systematycznie i nastawionymi na nową wiedzę lub jej nowe zastosowania. Musi też być kosztem uzyskania przychodów, nie może zostać Ci zwrócony w żadnej formie i musi być prawidłowo udokumentowany.
Jakie są kategorie kosztów kwalifikowanych?
- wynagrodzenia i składki pracodawcy, w tym wpłaty na PPK
- materiały i surowce
- specjalistyczny sprzęt, który nie jest środkiem trwałym
- ekspertyzy, opinie i usługi od jednostek naukowych oraz wyniki badań
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej
- ochrona własności intelektualnej
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych używanych w B+R
Pracownik zajmuje się B+R tylko przez część czasu. Co wtedy?
Odliczasz tylko część jego wynagrodzenia i składek, proporcjonalną do czasu pracy przy B+R w danym miesiącu. Podstawą jest ewidencja czasu pracy.
Czy każdą fakturę zakupu trzeba przypisać do projektu B+R?
Nie. Przypisujesz tylko te wydatki, które chcesz odliczyć w uldze. Każdy z nich musi być wyodrębniony w ewidencji i powiązany z konkretnym projektem. Pozostałe faktury firmy zostają w zwykłych kosztach.
Jeśli jedna faktura dotyczy zarówno B+R, jak i innej działalności, np. kupiono 100 kg surowca, a do prób zużyto 10 kg, do projektu przypisujesz tylko tę część. Sama faktura tego nie pokaże, dlatego potrzebny jest dodatkowy dokument, np. rozchód magazynowy. Przy usługach takim dokumentem jest umowa z opisem zakresu.
Faktury w KSeF nie da się opisać odręcznie. Numer projektu przypisz do numeru KSeF faktury w systemie księgowym albo w obiegu dokumentów. Więcej o KSeF.
Jakie błędy przy kosztach kwalifikowanych zdarzają się najczęściej?
- odliczanie kosztów rutynowych albo ogólnych kosztów firmy
- brak ewidencji godzin pracy przy B+R
- brak związku wydatku z konkretnymi pracami B+R
- ekspertyzy kupione od podmiotów, które nie są jednostkami naukowymi
- umowy na aparaturę zawarte z podmiotami powiązanymi