Które wynagrodzenia odliczysz w uldze B+R?

Umowy cywilnoprawne: zlecenie i dzieło

Tak, od 2018 r. wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło są kosztem kwalifikowanym na takich samych zasadach jak pensje pracowników: do 200%, razem ze składkami finansowanymi przez zleceniodawcę, w proporcji do czasu poświęconego na prace B+R.

Przy tych umowach najtrudniej wykazać czas pracy, bo zleceniobiorca nie podlega ewidencji czasu pracy z kodeksu pracy. Dlatego:

• w umowie opisz zadania związane z projektem B+R,
• zobowiąż wykonawcę do przekazywania miesięcznych zestawień godzin z podziałem na zadania,
• przy umowie o dzieło, rozliczanej za efekt, opisz w protokole odbioru, które części dzieła powstały w ramach prac B+R.

Zarząd z powołania i kontrakt menedżerski — nie. Katalog kosztów kwalifikowanych wymienia należności ze stosunku pracy oraz z umów zlecenia i o dzieło. Wynagrodzenie członka zarządu powołanego uchwałą i wynagrodzenie z kontraktu menedżerskiego to w podatku dochodowym osobne kategorie przychodów, których w tym katalogu nie ma — nawet jeśli dana osoba realnie prowadzi prace badawczo-rozwojowe.

W firmach, w których prezes albo członek zarządu jest jednocześnie głównym konstruktorem czy programistą, rozwiązaniem bywa umowa o pracę obejmująca ten zakres obowiązków, obok funkcji w zarządzie. Wtedy liczy się czas pracy przy B+R w ramach tej umowy.

Współpracownicy na B2B, PPK i ZFŚS

B2B — nie. Faktura od osoby prowadzącej działalność gospodarczą to zakup usługi, a nie wynagrodzenie. Katalog kosztów kwalifikowanych jest zamknięty i takich usług w nim nie ma. Jedyny wyjątek to ekspertyzy i usługi kupione od jednostki naukowej, ale współpracownik na B2B nią nie jest.

Jeśli większość zespołu B+R pracuje na B2B, warto policzyć, czy opłaca się zmiana formy współpracy na umowę o pracę albo zlecenie. Sam współpracownik może za to rozważyć IP Box dla dochodu z praw do oprogramowania, które tworzy. Jak łączyć ulgę B+R z IP Box.

PPK — tak. Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe finansowane przez pracodawcę wliczasz w tej samej proporcji co wynagrodzenie.

ZFŚS — nie. Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest wynagrodzeniem konkretnej osoby ani składką na ubezpieczenia społeczne, więc nie mieści się w katalogu kosztów kwalifikowanych.

Ewidencja czasu pracy

Odliczasz tylko tę część wynagrodzenia, która przypada na czas pracy przy B+R w danym miesiącu. Proporcję liczysz dla każdej osoby i każdego miesiąca osobno: godziny przy B+R dzielisz przez cały czas pracy w miesiącu.

Przepisy nie narzucają wzoru ewidencji. Dobra ewidencja:

• powstaje na bieżąco, najlepiej co tydzień, a nie na koniec roku,
• wskazuje projekt i zadanie, a nie tylko „B+R”,
• pokazuje cały czas pracy, żeby dało się policzyć proporcję,
• jest zatwierdzana, np. przez kierownika projektu,
• zgadza się z kartą projektu i harmonogramem.

Może to być system do zarządzania zadaniami, w którym zespół i tak pracuje, albo prosty arkusz. Osoba, która zajmuje się wyłącznie B+R, nie musi zapisywać godzin przy każdym zadaniu. Wystarczy wskazać projekty i okres pracy.

Wynagrodzenie za urlop i wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę wliczasz w tej samej proporcji co resztę wynagrodzenia za dany miesiąc. Orzecznictwo w tej sprawie.

Co oznacza „ulga B+R dla pracownika”

Samą ulgę B+R rozlicza firma, a nie pracownik. Pracownik nie odlicza niczego w swoim zeznaniu z tytułu tego, że pracuje przy B+R. Pod hasłem „ulga B+R dla pracownika” kryją się zwykle dwie inne rzeczy:

• 50% kosztów uzyskania przychodów dla twórców — pracownik, który tworzy utwory, np. programista, konstruktor czy projektant, może mieć wyższe koszty uzyskania przychodów od części wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich, do limitu 120 000 zł rocznie. To obniża jego podatek i nie wyklucza ulgi B+R po stronie firmy.
• ulga dla innowacyjnych pracowników — rozwiązanie dla firmy, która ma stratę albo za mały dochód, żeby odliczyć całą ulgę B+R. Może wtedy pomniejszyć zaliczki na podatek, które jako płatnik pobiera od wynagrodzeń pracowników zajmujących się B+R. Więcej przy stracie.