Koszty zwrócone
Koszt nie może być zwrócony podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Przy dotacji odliczasz tylko wkład własny.
DZIAŁ 4 · DLA KSIĘGOWYCH
Rozliczasz ulgę B+R klienta?
Najważniejsze kwestie rozliczeniowe w jednym miejscu: wyodrębnienie kosztów, limity, formularze, wynagrodzenia, wyłączenia, sytuacje szczególne i najczęstsze błędy. Przy każdej kwestii podajemy podstawę prawną.
ŚCIĄGA
Najważniejsze liczby i formularze
- 200%
- wynagrodzeń i składek osób wykonujących prace B+R (umowa o pracę, zlecenie, dzieło)
- 100%
- pozostałych kategorii kosztów kwalifikowanych
- CBR
- centrum badawczo-rozwojowe (MŚP): 200% wszystkich kosztów; duże CBR: 100% kosztów patentowych, 200% pozostałych
- 6 lat
- na odliczenie nadwyżki, gdy dochód jest za niski albo jest strata
- Limit
- odliczenie do wysokości dochodu z przychodów innych niż zyski kapitałowe (CIT) albo z pozarolniczej działalności gospodarczej (PIT)
- CIT/BR
- załącznik do CIT-8
- PIT/BR
- załącznik do PIT-36 albo PIT-36L
- KPiR
- koszty działalności B+R w kolumnie 16
Rozliczenie krok po kroku
Ulgę rozlicza się wyłącznie w zeznaniu rocznym, za rok, w którym poniesiono koszty. Nie uwzględnia się jej w zaliczkach w trakcie roku.
- Ustal z klientem projekty B+RPoproś klienta o listę projektów z krótkim opisem: jaki problem rozwiązywano, jaki był cel, w jakim okresie i kto pracował. Bez tego nie da się przypisać kosztów. Jak dokumentować projekty
- Wyodrębnij koszty w ewidencjiTen obowiązek wynika z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT i art. 24a ust. 1b ustawy o PIT. Forma jest dowolna: mogą to być osobne konta, miejsca powstawania kosztów (MPK) albo ewidencja pomocnicza. Ministerstwo Finansów dopuszcza wyodrębnienie na koniec roku podatkowego.
- Policz koszty kwalifikowane według kategoriiWynagrodzenia licz w proporcji do czasu pracy przy B+R w danym miesiącu, amortyzację w proporcji do wykorzystania sprzętu w B+R, a materiały według faktycznego zużycia. Katalog kosztów
- Wyłącz koszty, których nie można odliczyćPomiń koszty zwrócone w jakiejkolwiek formie (np. z dotacji), koszty uwzględnione w dochodzie zwolnionym (SSE, Polska Strefa Inwestycji) oraz koszty odliczone w innej uldze albo uwzględnione w IP Box. Pełna lista
- Sprawdź limit dochoduKwota odliczenia w roku nie może przekroczyć dochodu z przychodów innych niż zyski kapitałowe (CIT) albo dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej (PIT). Nadwyżkę przenosi się na kolejne 6 lat.
- Wypełnij załącznik do zeznaniaCIT/BR do CIT-8 albo PIT/BR do PIT-36 lub PIT-36L. W załączniku wykazuje się koszty kwalifikowane według kategorii, kwotę odliczenia oraz odliczenia z lat ubiegłych.
- Zachowaj dokumentacjęEwidencje, karty projektów i dowody muszą być dostępne do czasu przedawnienia zobowiązania, a przy odliczeniach przenoszonych na kolejne lata odpowiednio dłużej.
Wynagrodzenia: co się liczy
Wynagrodzenia to zwykle największa część ulgi i najczęstsze źródło pytań. Wszystkie kwalifikowane składniki liczy się w części, w jakiej czas pracy przy B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu (art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT).
| Składnik | Koszt kwalifikowany | Uwagi |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie z umowy o pracę | tak, 200% | w proporcji do czasu pracy przy B+R |
| Wynagrodzenie z umowy zlecenia i o dzieło | tak, 200% | w proporcji do czasu pracy przy B+R; w umowie zobowiąż wykonawcę do zestawień godzin |
| Premie, nadgodziny, ryczałty za podróże służbowe | tak | jeśli są związane z pracami B+R |
| Wynagrodzenie za urlop i wynagrodzenie chorobowe | tak | w proporcji do czasu pracy przy B+R; interpretacja ogólna MF z 13.02.2024 r., DD8.8203.1.2021 |
| Składki emerytalne, rentowe i wypadkowe pracodawcy | tak | w tej samej proporcji co wynagrodzenie |
| Wpłaty pracodawcy na PPK | tak | w tej samej proporcji co wynagrodzenie |
| Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP | nie | nie mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych |
| Zasiłek chorobowy ze środków ZUS | nie | nie jest przychodem ze stosunku pracy |
| Wynagrodzenie współpracownika na kontrakcie B2B | nie | to zakup usługi, a nie wynagrodzenie; katalog kosztów jest zamknięty |
Co wyłączyć z kosztów kwalifikowanych
Dochód zwolniony
Przy zwolnieniu w specjalnej strefie ekonomicznej albo na podstawie decyzji o wsparciu odliczasz tylko koszty, których nie uwzględniono przy ustalaniu dochodu zwolnionego.
Inne ulgi i IP Box
Ten sam koszt odlicza się tylko raz: albo w uldze B+R, albo np. w uldze na prototyp czy robotyzację. Kosztów odliczonych w uldze B+R nie uwzględnia się przy IP Box.
Samochody i nieruchomości
Odpisy od samochodów osobowych oraz budynków, budowli i lokali nie są kosztem kwalifikowanym, z wyjątkiem centrów badawczo-rozwojowych.
Aparatura od podmiotów powiązanych
Opłat za korzystanie z aparatury naukowo-badawczej na podstawie umowy z podmiotem powiązanym nie odliczysz.
Ekspertyzy od firm komercyjnych
Ekspertyzy, opinie i usługi doradcze są kosztem kwalifikowanym tylko wtedy, gdy wykonuje je uczelnia, instytut badawczy albo inny podmiot naukowy wskazany w przepisach.
Sytuacje szczególne
Strata albo zbyt niski dochód
Nieodliczoną kwotę odlicza się w zeznaniach za kolejne 6 lat podatkowych. W CIT/BR i PIT/BR wykazuje się też odliczenia przenoszone z lat ubiegłych.
Zwrot gotówkowy
Podatnik rozpoczynający działalność, który jest mikro, małym albo średnim przedsiębiorcą, przy stracie lub zbyt niskim dochodzie w roku rozpoczęcia działalności i w roku następnym może zamiast przenoszenia odliczenia uzyskać zwrot gotówkowy. Zwrot wykazuje się w załączniku CIT/BR.
Korekta za lata ubiegłe
Ulgę można rozliczyć w korekcie zeznania z załącznikiem CIT/BR albo PIT/BR, dopóki zobowiązanie się nie przedawniło (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności). Koszty z tamtego okresu wyodrębnij w ewidencji, np. pomocniczej, i udokumentować.
Spółka jawna i inne spółki niebędące podatnikiem CIT
Ulgę rozliczają wspólnicy w swoich zeznaniach, proporcjonalnie do prawa do udziału w zysku, i tylko od dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przejście na estoński CIT
Ryczałt od dochodów spółek nie przewiduje odliczenia ulgi B+R. Przed zmianą formy opodatkowania policz, co klient traci, w tym nierozliczone odliczenia z lat ubiegłych.
Projekt na granicy rutyny
Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian, nawet jeśli są ulepszeniami. Jeśli klient nie potrafi opisać problemu i niepewności co do wyniku, ryzyko zakwestionowania ulgi rośnie.
Co zebrać od klienta
Lista do odhaczania przy pierwszym rozliczeniu ulgi. Zaznaczenia zostają tylko w Twojej przeglądarce.
Najczęstsze błędy
- Brak wyodrębnienia kosztów albo wyodrębnienie „na oko”Proporcje muszą wynikać z rzeczywistych danych, np. ewidencji czasu pracy.
- Kontrakty B2B wliczone do wynagrodzeńWynagrodzenia współpracowników na B2B nie są kosztem kwalifikowanym.
- Podwójne odliczenieTen sam koszt w uldze B+R i w dotacji, innej uldze albo IP Box.
- Ekspertyzy od zwykłych firm doradczychLiczą się tylko usługi od podmiotów naukowych wskazanych w przepisach.
- Odliczenie ponad limit dochoduNadwyżkę przenosi się na kolejne lata, nie odlicza w całości od razu.
- Prace rutynowe uznane za B+RAktualizacje, standardowe wdrożenia i drobne poprawki to zwykle nie prace rozwojowe.
- Pominięte urlopy i choroboweWynagrodzenie za te okresy też jest kosztem kwalifikowanym, w proporcji do czasu pracy przy B+R.
JPK_CIT i KSeF
Oba systemy nie zmieniają zasad ulgi B+R, ale zmieniają sposób, w jaki dane o kosztach trafiają do urzędu skarbowego. Dobrze ustawione wyodrębnienie kosztów B+R ułatwia jedno i drugie.
Koszty B+R oznaczone w księgach przekazywanych urzędowi
JPK_CIT to księgi rachunkowe i ewidencja środków trwałych przesyłane urzędowi w formie elektronicznej po zakończeniu roku. Konta, na których ujmuje się koszty działalności B+R, oznacza się znacznikiem PD7, a konta pozabilansowe znacznikiem PD7_PB. Do jednego konta można przypisać tylko jeden znacznik podatkowy.
Co to oznacza w praktyce
- Koszty B+R najlepiej ujmować na osobnych kontach, a nie tylko w ewidencji pomocniczej prowadzonej poza księgami.
- Kwoty z kont oznaczonych PD7 powinny być spójne z kosztami wykazanymi w CIT/BR. Urząd zobaczy obie liczby.
- Od 2026 r. JPK_CIT zawiera też m.in. numery KSeF faktur, co ułatwia powiązanie kosztu z fakturą.
Kogo i od kiedy dotyczy
- 2025podatkowe grupy kapitałowe i podatnicy z przychodami powyżej 50 mln euro; pierwsze pliki za 2025 r.
- 2026pozostali podatnicy CIT, którzy składają JPK_VAT
- 2027wszyscy pozostali podatnicy CIT
Faktury kosztowe w Krajowym Systemie e-Faktur
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury w KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) od 1 lutego 2026 r., a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r.
Co to oznacza dla ulgi B+R
- Faktura w KSeF to plik w systemie, więc odręczny opis na fakturze odpada. Związek zakupu z projektem B+R zapisz w systemie księgowym albo w obiegu dokumentów, np. numerem projektu lub MPK przypisanym do numeru KSeF faktury.
- Poproś dostawców, żeby podawali na fakturze numer zamówienia albo projektu. Ułatwia to automatyczne przypisanie kosztu.
- Sama faktura nadal nie wystarczy. Przy materiałach potrzebny jest dowód zużycia, a przy usługach opis zakresu i związku z projektem.
Pytania i odpowiedzi
Czy ulgę B+R księgujesz?
Sama ulga nie jest kosztem ani przychodem. To odliczenie od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym, które zmniejsza podatek dochodowy za dany rok. W księgach wyodrębniasz natomiast koszty działalności B+R.
Czy ulgę można uwzględnić w zaliczkach w trakcie roku?
Nie. Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane.
Czy wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło są kosztem kwalifikowanym?
Tak, od 2018 r. Liczy się je, podobnie jak wynagrodzenia pracowników, do 200% i w proporcji do czasu pracy przy B+R. Wykonawca powinien przekazywać zestawienia godzin, najlepiej na podstawie zapisu w umowie.
Czy wynagrodzenie współpracownika na B2B można odliczyć?
Nie. To zakup usługi od innego przedsiębiorcy, a nie wynagrodzenie ze stosunku pracy, zlecenia czy dzieła. Katalog kosztów kwalifikowanych jest zamknięty.
Jak liczyć proporcję, gdy pracownik był na urlopie albo na zwolnieniu?
Wynagrodzenie za urlop i wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę są kosztem kwalifikowanym w proporcji, w jakiej czas pracy przy B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r. (DD8.8203.1.2021), zgodna z wyrokiem NSA z 14 grudnia 2022 r. (II FSK 1204/20). Zasiłek chorobowy ze środków ZUS nie jest kosztem kwalifikowanym.
Ile lat wstecz można rozliczyć ulgę?
Tak długo, jak zobowiązanie za dany rok się nie przedawniło, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Składa się korektę zeznania z załącznikiem CIT/BR albo PIT/BR. Koszty z tamtego okresu wyodrębnij w ewidencji, np. pomocniczej, i udokumentować.
Jak rozliczyć ulgę w spółce jawnej?
Spółka jawna nie jest podatnikiem podatku dochodowego, więc ulgę rozliczają wspólnicy w swoich zeznaniach, proporcjonalnie do prawa do udziału w zysku. Jeśli wspólnikiem jest spółka kapitałowa, rozlicza ulgę w CIT.
Klient ma zwolnienie strefowe. Czy może skorzystać z ulgi?
Tak, ale tylko w odniesieniu do kosztów, których nie uwzględniono przy ustalaniu dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia strefowego albo decyzji o wsparciu.
Jak oznaczyć koszty B+R w JPK_CIT?
Konta, na których ujmuje się koszty działalności B+R, oznacza się znacznikiem PD7, a konta pozabilansowe znacznikiem PD7_PB. Ponieważ do jednego konta można przypisać tylko jeden znacznik podatkowy, koszty B+R najlepiej ujmować na osobnych kontach. Kwoty z tych kont powinny zgadzać się z kosztami wykazanymi w załączniku CIT/BR.
Czy KSeF zmienia dokumentowanie kosztów B+R?
Zasady ulgi się nie zmieniają, ale zmienia się praktyka. Faktury w KSeF nie da się opisać odręcznie, więc związek kosztu z projektem zapisz w systemie księgowym albo w obiegu dokumentów, przypisując numer projektu lub MPK do numeru KSeF faktury. Nadal potrzebne są też inne dowody, np. rozchody materiałów czy opis zakresu usługi.
Podstawy prawne i źródła
- art. 4a pkt 26–28, art. 9 ust. 1b, art. 18d i 18e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 24a ust. 1b i art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
- interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., DD8.8203.1.2021
- wyrok NSA z 14 grudnia 2022 r., II FSK 1204/20
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 stycznia 2019 r., 0111-KDIB1-3.4010.578.2018.1.AN
- Ulga B+R w CIT, Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. dotyczące danych przekazywanych w JPK_CIT (znacznik PD7)
- Krajowy System e-Faktur, Ministerstwo Finansów (ksef.podatki.gov.pl)
Webinar dla rozliczających ulgę
Temat „Jak dokumentować i rozliczać ulgę?”: karty projektów, ewidencja czasu pracy, spójność z księgowością.
Zapytaj o kolejny termin