Jak wygląda kontrola lub czynności sprawdzające w sprawie ulgi?

Trzy poziomy sprawdzania

• Czynności sprawdzające — urząd prosi o dokumenty albo wyjaśnienia, np. w sprawie kwot z załącznika CIT/BR lub PIT/BR. Termin na odpowiedź wskazuje w wezwaniu.
• Kontrola podatkowa — urząd zawiadamia o zamiarze jej wszczęcia, a potem sprawdza księgi i dokumenty, zwykle w siedzibie firmy. Kończy się protokołem, do którego możesz złożyć zastrzeżenia. Po kontroli można jeszcze skorygować zeznanie.
• Postępowanie podatkowe — jeśli urząd nadal ma zastrzeżenia, wydaje decyzję. Od niej przysługuje odwołanie, a potem skarga do sądu administracyjnego.

O co pyta urząd

• jakie projekty firma uznała za B+R i dlaczego: problem, niepewność, sposób prowadzenia prac,
• jak wyodrębniono koszty w ewidencji,
• jak policzono czas pracy przy B+R poszczególnych osób,
• czym potwierdzono zużycie materiałów i wykorzystanie sprzętu,
• od kogo kupiono ekspertyzy i czy koszty nie zostały zwrócone, np. z dotacji.

Urzędnicy coraz częściej proszą też o rozmowę z osobami z zespołu B+R albo o pokazanie wyników prac. Warto, żeby kierownik projektu umiał w kilku zdaniach opowiedzieć, na czym polegała trudność.

Jak się przygotować

• odpowiadaj w terminie; jeśli potrzebujesz więcej czasu, poproś o jego wydłużenie na piśmie,
• przekazuj uporządkowane dokumenty z krótkim opisem, jak je czytać,
• pilnuj, żeby wyjaśnienia były spójne z kartami projektów i liczbami w zeznaniu,
• przy kontroli albo postępowaniu skorzystaj z pomocy pełnomocnika.

Czy warto występować o interpretację indywidualną

Interpretacja indywidualna to stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w sprawie Twojej firmy. Jeśli zastosujesz się do niej, chroni Cię przed skutkami innej oceny urzędu, ale tylko w granicach stanu faktycznego, który opisałeś we wniosku.

Warto, gdy:

• sprawa jest na granicy, np. nie wiadomo, czy dany wydatek mieści się w katalogu kosztów kwalifikowanych,
• chodzi o duże kwoty, które będą się powtarzać co roku,
• przepisy albo orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi.

Mniej przydatna, gdy: chcesz potwierdzić, że Twoje prace są działalnością B+R. Organ nie bada faktów, tylko przyjmuje Twój opis. Ochrona jest więc tak mocna, jak dokładny jest opis we wniosku, a o tym, czy rzeczywistość mu odpowiada, i tak rozstrzyga ewentualna kontrola.

Opłata za wniosek to 40 zł od każdego opisanego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Interpretację wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Kiedy wniosek ma sens

Interpretacja chroni wtedy, gdy opisany we wniosku stan faktyczny odpowiada rzeczywistości — nie zastępuje dokumentacji, tylko rozstrzyga wykładnię przepisu. Dlatego sprawdza się przy wątpliwości prawnej: czy dany rodzaj prac mieści się w definicji działalności B+R, czy konkretny koszt należy do katalogu, jak liczyć proporcję w nietypowej sytuacji. Nie pomoże tam, gdzie problemem jest brak ewidencji albo opisu projektu — tego dotyczy kontrola, a nie interpretacja.

W rachunku opłaca się porównać 40 zł opłaty i kilka miesięcy oczekiwania z wielkością odliczenia, które zależy od rozstrzygnięcia. Przy jednorazowym, dużym odliczeniu albo przy kosztach, co do których praktyka organów się zmieniała, wniosek bywa tańszy niż spór.