Limity odliczenia w uldze B+R

Wysokość odliczenia zależy od rodzaju poniesionego kosztu oraz statusu podatnika.

W przypadku większości przedsiębiorców:

• koszty wynagrodzeń osób realizujących działalność B+R oraz składki pracodawcy mogą zostać odliczone w wysokości 200%,
• pozostałe koszty kwalifikowane można co do zasady odliczyć w wysokości 100%.

Szczególne zasady dotyczą podmiotów posiadających status centrum badawczo-rozwojowego. W zależności od statusu przedsiębiorcy mogą one korzystać z odliczenia sięgającego 200% również w odniesieniu do szerszego katalogu kosztów.

Należy pamiętać, że odliczenie w danym roku nie może przekroczyć wysokości dochodu osiągniętego przez podatnika. Jeżeli firma poniosła stratę albo osiągnęła dochód zbyt niski, niewykorzystaną ulgę można co do zasady rozliczać w kolejnych latach podatkowych.

Przykład rozliczenia ulgi B+R

Spółka produkcyjna opracowuje nową technologię obróbki komponentów metalowych. W danym roku osiągnęła dochód w wysokości 1 100 000 zł, już po uwzględnieniu standardowych kosztów uzyskania przychodów.

W ramach projektu B+R spółka poniosła:

• 300 000 zł kosztów wynagrodzeń zespołu technicznego,
• 125 000 zł na materiały i surowce wykorzystane do budowy oraz testowania prototypów,
• 35 000 zł na specjalistyczne urządzenia pomiarowe niebędące środkami trwałymi.

Z ewidencji czasu pracy wynika, że pracownicy poświęcili na działalność B+R 75% swojego czasu. Oznacza to, że do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć 225 000 zł wynagrodzeń.

Łączna wartość kosztów kwalifikowanych wynosi więc:

• 225 000 zł – wynagrodzenia,
• 125 000 zł – materiały,
• 35 000 zł – sprzęt specjalistyczny.

Dla potrzeb ulgi spółka może odliczyć:

• 450 000 zł z tytułu wynagrodzeń, ponieważ koszty te podlegają odliczeniu w wysokości 200%,
• 160 000 zł z tytułu materiałów i sprzętu, ponieważ pozostałe koszty kwalifikowane odliczane są w wysokości 100%.

Łączne odliczenie wyniesie zatem 610 000 zł.

Po zastosowaniu ulgi podstawa opodatkowania spadnie z 1 100 000 zł do 490 000 zł. Przy stawce CIT 19% podatek bez zastosowania ulgi wyniósłby 209 000 zł, natomiast po rozliczeniu ulgi B+R – 93 100 zł.

W tym przykładzie oszczędność podatkowa wynosi 115 900 zł.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych

Wynagrodzenia pracowników i współpracowników

Największą pozycję w wielu projektach B+R stanowią koszty pracy osób zaangażowanych w badania, projektowanie, testy oraz rozwój nowych rozwiązań.

Do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć między innymi:

• wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
• wynagrodzenia osób realizujących zadania na podstawie umowy zlecenia,
• wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło,
• premie, dodatki, nadgodziny i inne składniki wynagrodzenia, o ile dotyczą działalności B+R,
• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę.

Kluczowe znaczenie ma jednak rzeczywisty zakres zaangażowania danej osoby w prace badawczo-rozwojowe. Jeżeli pracownik wykonuje zarówno zadania B+R, jak i standardowe obowiązki operacyjne, do ulgi można zaliczyć wyłącznie odpowiednią część jego wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy

Dla kosztów pracowniczych niezbędne jest prowadzenie ewidencji pozwalającej ustalić, jaka część czasu pracy została poświęcona działalności B+R. Przepisy pozwalają na uznanie za koszt kwalifikowany tylko części wynagrodzeń i składek, tzn. takiej ich części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Dobrze prowadzona ewidencja powinna wskazywać:

• całkowity czas pracy pracownika w danym miesiącu,
• liczbę godzin przeznaczonych na realizację działań B+R,
• projekt lub projekty, których dotyczyły wykonywane zadania,
• rodzaj realizowanych prac.

W przypadku osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło warto już w umowie przewidzieć obowiązek prowadzenia i przekazywania zestawień czasu pracy. Pozwala to powiązać wysokość wynagrodzenia z konkretnymi czynnościami wykonywanymi w ramach projektu B+R.

Materiały i surowce

Drugą ważną grupą kosztów kwalifikowanych są wydatki na materiały oraz surowce wykorzystywane bezpośrednio w działalności badawczo-rozwojowej.

W praktyce mogą to być między innymi:

• komponenty używane do budowy prototypów,
• metale, tworzywa, półprodukty i materiały konstrukcyjne,
• części mechaniczne, elektroniczne oraz elementy testowe,
• odczynniki, substancje chemiczne i materiały laboratoryjne,
• próbki surowców wykorzystywane przy opracowywaniu nowych produktów,
• materiały zużywane podczas testów, symulacji i prób technologicznych.

Przykładowo firma tworząca nowe urządzenie może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych elementy elektroniczne, obudowy prototypowe, czujniki, moduły sterujące czy materiały wykorzystywane podczas prób wytrzymałościowych. Najważniejszym warunkiem jest możliwość wykazania bezpośredniego związku danego materiału z konkretnymi pracami B+R. Koszty ogólne, takie jak standardowe materiały biurowe, wydatki administracyjne czy zakupy służące całej działalności przedsiębiorstwa, co do zasady nie powinny być kwalifikowane.

Specjalistyczny sprzęt

W ramach ulgi B+R można uwzględnić wydatki na specjalistyczny sprzęt wykorzystywany bezpośrednio w działalności badawczo-rozwojowej, pod warunkiem że nie stanowi on środka trwałego. Przepisy wskazują w szczególności na naczynia i przybory laboratoryjne oraz urządzenia pomiarowe, ale katalog nie ma charakteru zamkniętego.

W zależności od branży mogą to być na przykład:

• urządzenia do pomiarów parametrów technicznych,
• czujniki, programatory i płytki testowe,
• zestawy prototypowe do elektroniki,
• specjalistyczne narzędzia laboratoryjne,
• aparatura do badań materiałowych,
• urządzenia służące do testowania jakości, wytrzymałości lub bezpieczeństwa produktu.

Ważne jest, aby sprzęt był rzeczywiście używany w pracach B+R, a nie wyłącznie w bieżącej działalności produkcyjnej lub usługowej.

Ekspertyzy, opinie i usługi doradcze

Kosztami kwalifikowanymi mogą być również wydatki na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także na nabycie wyników badań naukowych.

W tej kategorii szczególne znaczenie ma jednak podmiot, od którego nabywana jest usługa. Usługi powinny być świadczone przez jednostki wskazane w przepisach, w szczególności podmioty działające w systemie szkolnictwa wyższego i nauki. Do tej kategorii mogą należeć między innymi:

• specjalistyczne ekspertyzy techniczne,
• opinie naukowe i technologiczne,
• analizy laboratoryjne,
• badania wykonywane przez jednostki naukowe,
• nabycie wyników badań naukowych,
• raporty i analizy potrzebne do realizacji projektu B+R.

Sam fakt, że dana usługa ma charakter doradczy, nie przesądza jeszcze o możliwości jej rozliczenia w uldze. Należy każdorazowo ocenić jej związek z projektem oraz status podmiotu świadczącego usługę.

Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej

Przedsiębiorca może również rozliczyć wydatki związane z odpłatnym korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej albo nabyciem usługi wykorzystania takiej aparatury.

Dotyczy to sytuacji, w których firma nie posiada własnego zaplecza badawczego, lecz korzysta z urządzeń należących do podmiotów zewnętrznych.

Aparatura naukowo-badawcza powinna być wykorzystywana wyłącznie na potrzeby działalności B+R. W praktyce są to zwykle urządzenia o specjalistycznym przeznaczeniu, używane do prowadzenia badań, pomiarów, eksperymentów lub testów technologicznych. Koszt kwalifikowany może powstać na przykład w związku z:

• najmem aparatury,
• dzierżawą urządzeń badawczych,
• leasingiem operacyjnym aparatury,
• zakupem usługi badawczej obejmującej wykorzystanie specjalistycznych urządzeń.

Wydatki te nie mogą jednak wynikać z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem.

Ochrona własności intelektualnej

Kosztami kwalifikowanymi mogą być również wydatki związane z uzyskaniem i utrzymaniem ochrony praw własności intelektualnej, w szczególności patentów, praw ochronnych na wzory użytkowe oraz praw z rejestracji wzorów przemysłowych. Do tej grupy można zaliczyć między innymi koszty:

• przygotowania dokumentacji zgłoszeniowej,
• sporządzenia opisów technicznych i dokumentacji patentowej,
• tłumaczeń wymaganych w postępowaniach krajowych lub zagranicznych,
• opłat urzędowych związanych ze zgłoszeniem,
• prowadzenia postępowań przed Urzędem Patentowym lub organami zagranicznymi,
• zastępstwa prawnego i procesowego,
• obrony prawa w przypadku zgłoszenia zarzutów,
• opłat okresowych, opłat za odnowienie ochrony oraz walidację patentu europejskiego.

Wydatki te powinny pozostawać w związku z rozwiązaniami opracowywanymi przez przedsiębiorcę w ramach działalności B+R.

Odpisy amortyzacyjne

Ostatnią istotną kategorią kosztów kwalifikowanych są odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej. W praktyce mogą to być odpisy amortyzacyjne od:

• maszyn i urządzeń badawczych,
• urządzeń testowych,
• specjalistycznego wyposażenia technicznego,
• oprogramowania wykorzystywanego w projektach B+R,
• wartości niematerialnych i prawnych związanych z kosztami prac rozwojowych.

Jeżeli dany środek trwały lub wartość niematerialna i prawna są wykorzystywane zarówno w działalności B+R, jak i w pozostałej działalności przedsiębiorstwa, do ulgi można zaliczyć wyłącznie część odpisów odpowiadającą rzeczywistemu wykorzystaniu w pracach badawczo-rozwojowych.

W takim przypadku konieczne jest zastosowanie uzasadnionej proporcji. Może ona wynikać z ewidencji czasu wykorzystania urządzenia, dokumentacji projektowej, harmonogramów prac lub innych wiarygodnych danych.

Co do zasady kosztami kwalifikowanymi nie są odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością. Wyjątki w tym zakresie dotyczą podmiotów posiadających status centrum badawczo-rozwojowego.

Najczęstsze błędy przy kwalifikowaniu kosztów B+R

Przy rozliczaniu ulgi B+R najczęściej pojawiają się błędy związane nie z samym rodzajem poniesionych wydatków, ale z brakiem odpowiedniego powiązania kosztu z prowadzonymi pracami.

Do najczęstszych problemów należą:

• kwalifikowanie kosztów ogólnych i administracyjnych,
• brak ewidencji czasu pracy osób zaangażowanych w projekty,
• brak dokumentacji potwierdzającej cel i przebieg prac B+R,
• zaliczanie wydatków dotyczących rutynowej działalności produkcyjnej,
• brak możliwości przypisania materiałów do konkretnego projektu,
• nieuwzględnienie proporcji przy częściowym wykorzystaniu pracownika lub sprzętu,
• nabywanie usług od podmiotów niespełniających ustawowych warunków,
• rozliczanie kosztów, które zostały sfinansowane lub zwrócone podatnikowi.

Podsumowanie

Koszty kwalifikowane w uldze B+R nie obejmują wszystkich wydatków ponoszonych na rozwój firmy. Ustawodawca wskazuje konkretny katalog kosztów, które mogą zostać odliczone, pod warunkiem że pozostają w bezpośrednim związku z działalnością badawczo-rozwojową i są odpowiednio udokumentowane. Największe znaczenie w praktyce mają zwykle wynagrodzenia zespołu B+R, materiały i surowce wykorzystywane przy tworzeniu prototypów, specjalistyczny sprzęt, amortyzacja oraz usługi badawcze nabywane od uprawnionych podmiotów.

Dobrze przygotowana dokumentacja projektowa, ewidencja czasu pracy oraz wyodrębnienie kosztów w księgach pozwalają nie tylko zwiększyć wartość ulgi, ale przede wszystkim ograniczyć ryzyko zakwestionowania rozliczenia przez organ podatkowy. Zapraszamy do sprawdzenia również innych artykułów na naszej stronie aby w pełni zrozumieć działanie ulgi B+R.