KOMPLETNY PRZEWODNIK DLA PRZEDSIĘBIORCÓW

Koszty kwalifikowane – ulga B+R

Jeśli prowadzisz działalność i zastanawiasz się, czy Twoja firma może skorzystać z ulgi B+R – skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy Twoje działania, wskażemy możliwe oszczędności i pomożemy w prawidłowym rozliczeniu ulgi.
Skontaktuj się z doradcą
EasyROLL | Group 2

Koszty kwalifikowane to ściśle zdefiniowane wydatki ponoszone na badania i rozwój, które – obok standardowego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów (KUP) – można dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania w ramach ulgi B+R. Wydatek więc najpierw obniża dochód jako koszt uzyskania przychodów, a następnie jeszcze raz zmniejsza podstawę opodatkowania jako koszt kwalifikowany przy rozliczeniu ulgi w rocznym zeznaniu podatkowym.

Aby dany wydatek stanowił koszt kwalifikowany musi być bezpośrednio związany z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

Limity odliczeń kosztów kwalifikowanych

W kontekście analizy korzyści wynikających ze stosowania ulgi, kluczowe jest ustalenie limitów odliczeń ponoszonych przez podatników wydatków w ramach działalności badawczo rozwojowej, które podlegają rozliczeniu w ramach ulgi. Jakkolwiek limity te ulegały zmianom na przestrzeni lat, obecnie niemal wszystkie koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu w 100%, a tzw. koszty pracownicze, tj. wynagrodzenia osób realizujących prace B+R, aż w 200% .

Dodatkowo, podmioty posiadające status centrum badawczo-rozwojowego (CBR) korzystają z szerszej preferencji odliczając 200% niemal wszystkich kosztów.

Przykład

Spółka produkcyjna prowadzi projekt badawczo-rozwojowy związany z opracowaniem nowego komponentu do maszyn przemysłowych. W danym roku podatkowym osiągnęła dochód w wysokości 1 200 000 zł. W ramach projektu poniosła 360 000 zł kosztów wynagrodzeń zespołu B+R, z czego z ewidencji czasu pracy wynika, że 70% czasu pracownicy poświęcili na działalność B+R. Oznacza to, że do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć 252 000 zł z tytułu wynagrodzeń. Dodatkowo spółka poniosła 140 000 zł na materiały do prototypów oraz 48 000 zł na sprzęt specjalistyczny wykorzystywany w pracach rozwojowych. Łącznie wartość kosztów kwalifikowanych wyniosła więc 440 000 zł.

Przy kalkulacji ulgi B+R spółka odlicza 200% kosztów wynagrodzeń oraz 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych. W praktyce daje to odliczenie w wysokości 504 000 zł dla wynagrodzeń oraz 188 000 zł dla materiałów i sprzętu, czyli razem 692 000 zł. W efekcie dochód do opodatkowania spada z 1 200 000 zł do 508 000 zł. Przy stawce 19% CIT podatek przed zastosowaniem ulgi wynosiłby 228 000 zł, natomiast po jej rozliczeniu wynosi 96 520 zł. Oznacza to oszczędność podatkową na poziomie 131 480 zł.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych

Wynagrodzenia pracownicze

Pierwszą kategorią kosztów kwalifikowanych, które możemy odliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, są wynagrodzenia pracowników oraz składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę. To istotny element kosztów, ponieważ odliczenia te mogą wynosić aż 200% ich wartości.
Do kosztów kwalifikowanych w tej kategorii zaliczamy:

• wynagrodzenia zasadnicze wypłacane na podstawie umów o pracę, zlecenie oraz o dzieło,
• premie, dodatki za godziny nadliczbowe, ryczałty za podróże służbowe, pod warunkiem że są związane z działalnością badawczo-rozwojową,
• składki na ubezpieczenia społeczne, takie jak składki emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.
• wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Nie kwalifikujemy natomiast składek na Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Warto również pamiętać, że zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę jest wyłączony z kosztów kwalifikowanych, ponieważ nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, jest on klasyfikowany do tzw. „innych źródeł”
Ewidencja czasu pracy
Przepisy pozwalają na uznanie za koszt kwalifikowany tylko części wynagrodzeń i składek, tzn. takiej ich części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Oznacza to w praktyce prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować:
• całkowity czas pracy pracownika w danym miesiącu,
• czas poświęcony wyłącznie na działalność badawczo-rozwojową,
• w przypadku pracy nad kilkoma projektami B+R – rozbicie godzin między poszczególne projekty. Jeżeli angażujemy osoby na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, konieczne jest umowne zobowiązanie ich do dostarczania zestawień czasu pracy. Dzięki temu będziemy mogli precyzyjnie określić, jaka część ich wynagrodzenia dotyczyła działalności badawczo-rozwojowej.

Materiały i surowce

Drugą kategorią kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej są wydatki na nabycie materiałów i surowców, które pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Prawidłowe kwalifikowanie tego typu wydatków wymaga zrozumienia, czym są materiały i surowce w kontekście przepisów podatkowych, oraz jak udowodnić ich bezpośredni związek z działalnością B+R.
1

Materiały i komponenty wykorzystywane w laboratoriach (Odczynniki chemiczne do prowadzenia badań eksperymentalnych, Gazy techniczne, takie jak argon, hel czy azot, używane w procesach testowych, Środki czystości i sterylizacji, np. alkohol izopropylowy lub autoklawowe papiery testowe.)

2

Surowce i półprodukty do prototypowania (Metale i stopy (np. aluminium, stal nierdzewna) wykorzystywane w procesach inżynieryjnych, tworzywa sztuczne, takie jak ABS czy poliwęglan używane w drukarkach 3D,)

3

Elementy elektroniczne i mechaniczne (Płytki PCB oraz mikroprocesory do projektowania urządzeń elektronicznych, silniki, przekładnie i łożyska do budowy prototypów maszyn,)

4

Materiały do badań w branży spożywczej i farmaceutycznej (Próbki surowców spożywczych (np. koncentraty, barwniki, aromaty) do opracowywania nowych produktów, substancje farmaceutyczne i związki aktywne do badań nad nowymi lekami,)

5

Materiały do symulacji i testów (Materiały budowlane, takie jak cement czy gips, używane w badaniach wytrzymałościowych, symulacyjne środki chemiczne lub płyny modelowe, np. oleje techniczne,)
Jednym z kluczowych warunków kwalifikowalności kosztów materiałów i surowców jest bezpośredni związek z działalnością B+R. Choć ustawa o CIT/PIT nie precyzuje tego pojęcia, w praktyce podatkowej można posiłkować się analogią do podziału kosztów na:
koszty bezpośrednie
które mają ścisły związek z realizowanymi działaniami B+R,
koszty pośrednie
które są ogólne i nie mogą być jednoznacznie przypisane do działań B+R.

Specjalistyczny sprzęt

Sprzęt specjalistyczny wykorzystywany w działalności badawczo-rozwojowej to kolejna kategoria kosztów kwalifikowanych. Wydatki na taki sprzęt mogą być uwzględnione w uldze B+R, pod warunkiem że nie stanowi on środka trwałego i jest wykorzystywany bezpośrednio w działalności badawczo-rozwojowej. Ustawodawca wskazał przy tym na przykładowe kategorie takiego sprzętu. W szczególności, może to dotyczyć naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.
Przykłady sprzętu specjalistycznego w różnych branżach:
W branży farmaceutycznej:
mieszadła magnetyczne, wirówki laboratoryjne, inkubatory
W branży IT:
programatory, płytki testowe, zestawy prototypowe do elektroniki.
W przemyśle motoryzacyjnym:
czujniki ciśnienia, dynamometry, mierniki hałasu.
W badaniach chemicznych:
zestawy do analizy, urządzenia do syntez chemicznych.
Należy pamiętać, że lista zawarta w przepisach jest otwarta, co oznacza, że inne rodzaje sprzętu, spełniające kryterium bezpośredniego wykorzystania w pracach B+R, również mogą być kwalifikowane.

Ekspertyzy, opinie i usługi doradcze

Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych, stanowią jedną z kategorii kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Jednak kluczowym warunkiem ich kwalifikacji jest nabycie tych usług od ściśle określonych podmiotów.

Wydatki na usługi i ekspertyzy mogą być kwalifikowane pod warunkiem, że dotyczą działalności badawczo-rozwojowej i są nabywane od podmiotów prowadzących głównie działalność naukową.
Wśród takich usług można wymienić:
• ekspertyzy dotyczące analizy technologicznej, wdrożeniowej czy naukowej,
• opinie techniczne lub prawne związane z projektami B+R,
• doradztwo w zakresie prowadzenia badań i rozwoju nowych technologii,
• nabycie wyników badań naukowych, np. raportów, analiz czy dokumentacji technicznej.

Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej

W ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową (B+R) podatnicy mają możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków związanych z odpłatnym korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej oraz nabyciem usług wykorzystania takiej aparatury. Jednak z uwagi na brak precyzyjnej definicji aparatury naukowo-badawczej w przepisach podatkowych, konieczne jest zastosowanie wykładni celowościowej oraz odniesienie się do praktyki organów podatkowych.
Pomimo braku definicji legalnej w przepisach ustawy o CIT, przyjmuje się, że aparatura naukowo-badawcza to zestawy urządzeń:
• służące prowadzeniu badań, pomiarów lub eksperymentów,
• cechujące się wysokimi parametrami technicznymi, przekraczającymi standardy urządzeń
wykorzystywanych w typowych procesach produkcyjnych,
• mające mały stopień uniwersalności i wysoce wyspecjalizowany charakter,
• bezpośrednio wykorzystywane do realizacji działalności badawczo-rozwojowej.
Wykładnia ta wyklucza z pojęcia aparatury naukowo-badawczej urządzenia takie jak standardowy sprzęt komputerowy czy inne narzędzia, które nie mają bezpośredniego zastosowania w działalności B+R.

Koszty kwalifikowane obejmują wydatki związane z korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej na podstawie: umowy najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego lub innej umowy dającej prawo do korzystania z aparatury.

Do kosztów kwalifikowanych można również zaliczyć wydatki na nabycie usług, które obejmują użycie aparatury przez podmiot trzeci w celu realizacji badań, pod warunkiem, że usługi te są świadczone na rzecz podatnika prowadzącego działalność B+R.
Koszty kwalifikowane nie obejmują wydatków związanych z bezpośrednim nabyciem aparatury naukowo-badawczej. W takim przypadku podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości początkowej nabytej aparatury.

Należy także pamiętać, że wydatki poniesione na korzystanie z aparatury naukowo-badawczej nie będą kwalifikowane, jeżeli wynikają z umowy zawartej z podmiotem powiązanym.

Ochrona własności intelektualnej

Przedostatnią kategorię kosztów kwalifikowanych w działalności B+R są koszty związane z uzyskaniem, utrzymaniem, obroną i wszystkimi czynnościami powiązanymi z ochroną własności intelektualnych: patentami, wzorami użytkowymi oraz przemysłowymi.

Do tego zakresu kosztów kwalifikowanych zaliczamy:
Przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej
• sporządzanie dokumentacji potrzebnej do zgłoszenia praw własności intelektualnej,
• koszty tłumaczeń na języki obce wymagane w procedurach międzynarodowych,
• wszelkie opłaty związane z przygotowaniem wniosków o ochronę w Urzędzie Patentowym RP lub odpowiednich organach zagranicznych.
Prowadzenie postępowania
Do kosztów kwalifikowanych zalicza się również wydatki ponoszone w toku postępowań, takie jak:

• opłaty urzędowe,
• koszty zastępstwa prawnego i procesowego związane z dochodzeniem praw przed krajowymi i międzynarodowymi organami ochrony własności intelektualnej.
Odparcie zarzutów
W sytuacji zgłoszenia zarzutów, koszty związane z ich odparciem także kwalifikują się do odliczenia. Dotyczy to wydatków na:

• obsługę prawną w postępowaniach przed organami krajowymi i zagranicznymi,
• działania związane z obroną praw w procedurach zarówno zgłoszeniowych, jak i spornych.
Utrzymanie praw
Koszty utrzymania praw własności intelektualnej, które można kwalifikować, obejmują:

• opłaty za przedłużenie ważności patentów, wzorów użytkowych lub przemysłowych,
• koszty walidacji patentów europejskich,
• tłumaczenia dokumentacji wymagane w toku przedłużania ochrony.

Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych

Ostatnią kategorią kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R są odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.
Amortyzacja to proces rozłożenia w czasie kosztu zakupu lub wytworzenia składnika majątku trwałego, który jest stopniowo zużywany w toku działalności przedsiębiorstwa. Polega na dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych, które stanowią część wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Dzięki temu przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów stopniowe zużycie składników majątku, takich jak maszyny, urządzenia czy oprogramowanie. Aby odpisy mogły zostać uznane za koszty kwalifikowane, muszą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Warto mieć na uwadze, że odpisy od składników majątku, których nabycie było wcześniej odliczone od podstawy opodatkowania lub finansowane ze środków zwróconych podatnikowi, także mogą być uwzględniane jako koszty kwalifikowane.

Przepisy pozwalają także na uwzględnienie odpisów od składników majątku wykorzystywanych zarówno w działalności badawczo-rozwojowej, jak i w innych działaniach przedsiębiorstwa. W takim przypadku należy zastosować proporcję, która określa udział danego składnika majątku w działalności B+R. Przykładowo, proporcja może być ustalana na podstawie ewidencji czasu pracy lub wskaźników kosztowych.
Proporcja może być ustalana na podstawie dokumentacji, która wskazuje, ile czasu dany pracownik poświęca na działalność B+R, a ile na inne obowiązki. Odpisy amortyzacyjne od sprzętu używanego przez tego pracownika (np. laptopa) mogą być kwalifikowane w tej samej proporcji. W przypadku składników majątku wykorzystywanych w różnych projektach można stosować wskaźniki oparte na proporcji kosztów działalności B+R do ogólnych kosztów działalności przedsiębiorstwa.
Ograniczenia:
Odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością nie mogą być uwzględniane jako koszty kwalifikowane, z wyjątkiem podmiotów posiadających status centrum badawczo rozwojowego (CBR).
Warto dodać, że przepisy umożliwiają kwalifikowanie odpisów amortyzacyjnych od składników majątku nabytych lub wytworzonych w poprzednich latach podatkowych, nawet przed wprowadzeniem ulgi B+R.

Podsumowanie

Koszty kwalifikowane to nie „dowolny” wydatek na rozwój, lecz zamknięty katalog pozycji, które – po spełnieniu warunków i właściwym udokumentowaniu – pozwalają realnie obniżyć podstawę opodatkowania. Największą dźwignię stanowią prawidłowo udokumentowane wynagrodzenia zespołów B+R, uzupełnione o materiały, sprzęt, usługi naukowe, aparaturę, ochronę IP i amortyzację. Dzięki temu ulga B+R działa przewidywalnie i proporcjonalnie do poniesionych, rzeczywistych nakładów i pozwala w naturalny sposób obniżać efektywnie opodatkowanie.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Ulga B+R to preferencja podatkowa pozwalająca dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania wybrane koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową, obok ich standardowego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów.
Wydatek najpierw obniża dochód jako KUP, a następnie – w części kwalifikowanej – jeszcze raz zmniejsza podstawę opodatkowania. Wynagrodzenia B+R można odliczać do 200%, pozostałe kategorie do 100%. CBR ma prawo do 200% wszystkich kosztów (z wyjątkiem kosztów patentowych u dużych podatników).
Musi mieć bezpośredni związek z działalnością B+R rozumianą jako prace twórcze, prowadzone systematycznie, ukierunkowane na nową wiedzę i jej zastosowania (badania naukowe lub prace rozwojowe). Konieczna jest prawidłowa dokumentacja.
• Wynagrodzenia i składki pracodawcy (oraz PPK) osób wykonujących B+R,
• materiały i surowce,
• specjalistyczny sprzęt (niebędący środkiem trwałym),
• ekspertyzy/opinie/usługi badawcze od uprawnionych podmiotów i nabycie wyników badań,
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej,
• koszty ochrony własności intelektualnej (IP),
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych używanych w B+R.
Kwalifikowanie kosztów rutynowych lub ogólnych (pośrednich), brak ewidencji godzin B+R, brak związku wydatku z konkretnymi pracami B+R, nabywanie ekspertyz od nieuprawnionych podmiotów lub umowy na aparaturę z powiązanymi podmiotami.