Prace rozwojowe stanowią rdzeń ulgi badawczo-rozwojowej, ale w praktyce to właśnie tutaj najczęściej pojawiają się wątpliwości: gdzie przebiega granica między twórczym rozwojem a rutynową modyfikacją, jakie dowody są potrzebne i które koszty da się bezpiecznie zaliczyć do kwalifikowanych.

Czym są prace rozwojowe

Pojęcie prac rozwojowych obejmuje działania polegające na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu istniejącej wiedzy (także z obszaru narzędzi informatycznych i oprogramowania) w celu zaprojektowania i stworzenia nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów albo usług. Prace te mają charakter twórczy i są prowadzone w sposób systematyczny. Z zakresu prac rozwojowych wyłączone są zmiany rutynowe i okresowe, nawet jeśli formalnie poprawiają parametry rozwiązania. W praktyce uznaje się, że przesłanki twórczości, systematyczności oraz celu w postaci zwiększenia zasobu wiedzy i stworzenia nowego zastosowania muszą wystąpić łącznie.
Tak rozumiane prace rozwojowe sytuują się w ramach szerszej definicji działalności B+R, która obejmuje również badania naukowe. W ujęciu systemowym B+R to działalność twórcza realizowana planowo, a jej efektem jest powiększenie bazy wiedzy oraz wykorzystanie tej wiedzy do nowych zastosowań — od prototypu do walidacji zastosowania.

Gdzie przebiega granica

Odróżnienie działań rozwojowych od zmian rutynowych wymaga zbadania, czy występuje problem do rozwiązania o charakterze technicznym lub funkcjonalnym i czy dla jego przezwyciężenia stosuje się iteracyjne testy, eksperymenty i wnioski. Prace, które odwzorowują istniejącą specyfikację, rekonfigurują gotowe rozwiązania „według instrukcji” albo dotyczą okresowych aktualizacji, pozostają poza zakresem prac rozwojowych.
Odróżnienie działań rozwojowych od zmian rutynowych wymaga zbadania, czy występuje problem do rozwiązania o charakterze technicznym lub funkcjonalnym i czy dla jego przezwyciężenia stosuje się iteracyjne testy, eksperymenty i wnioski. Prace, które odwzorowują istniejącą specyfikację, rekonfigurują gotowe rozwiązania „według instrukcji” albo dotyczą okresowych aktualizacji, pozostają poza zakresem prac rozwojowych.

Definicja prac rozwojowych

Punktem wspólnym dla wszystkich projektów, które można uznać za działalność badawczo-rozwojową, jest spełnienie trzech kryteriów: twórczości, systematyczności oraz ukierunkowania na zwiększanie zasobów wiedzy lub wykorzystanie istniejącej wiedzy do nowych zastosowań. W praktyce kryteria te należy odczytywać łącznie i w odniesieniu do rzeczywistego przebiegu prac, a nie tylko do ich nazwy.
EasyROLL | Group 2

Twórczość — nowość na skalę przedsiębiorstwa, a nie kopiowanie instrukcji

Wymiar twórczy występuje wtedy, gdy rezultat działań różni się, choćby minimalnie, od dotychczasowych rozwiązań i ma charakter kreacyjny, a nie odtwórczy. Organy podatkowe i objaśnienia Ministerstwa Finansów akcentują, że wystarczające jest „działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa’’. Opracowanie nowego lub ulepszonego produktu, procesu bądź usługi we własnym zakresie spełnia wymóg twórczości, nawet jeśli podobne rozwiązanie istnieje już u innego podmiotu. Innymi słowy, liczy się oryginalność w kontekście praktyki danego podatnika oraz realna zmiana jakościowa, a nie rozwiązanie na skalę globalną. Z zakresu B+R należy wyłączyć czynności rutynowe i okresowe, nawet gdy formalnie prowadzą do usprawnień — ich istotą jest bowiem powtarzalność, a nie projektowanie nowego podejścia.

Systematyczność — plan, metodyka, iteracje

Systematyczność nie oznacza codziennego prowadzenia badań, lecz działanie metodyczne i uporządkowane. Wystarczające jest, aby projekt był zaplanowany (cele, zasoby, etapy), realizowany według przyjętej metody i udokumentowany w sposób pozwalający odtworzyć przebieg eksperymentów oraz decyzje podejmowane po kolejnych testach.
Prace B+R mogą więc mieć charakter cykliczny, sezonowy lub incydentalny, o ile towarzyszy im plan i metodyka badań/rozwoju — potwierdzona dokumentacją projektową.

Wiedza i nowe zastosowania — rdzeń prac rozwojowych

Trzecie kryterium łączy się z celem: zwiększaniem zasobów wiedzy (typowe dla badań) albo wykorzystaniem dostępnej lub nowo zdobytej wiedzy do zaprojektowania i stworzenia nowych, zmienionych czy ulepszonych produktów, procesów lub usług (typowe dla prac rozwojowych). Ustawa wprost definiuje prace rozwojowe jako nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie aktualnej wiedzy — w tym z obszaru narzędzi informatycznych i oprogramowania — z wyłączeniem zmian rutynowych i okresowych. Do B+R nie zalicza się więc samego wdrożenia gotowego rozwiązania „według instrukcji”, natomiast włącza się nowe metody opracowane po to, by wykonać nawet powszechne zadania, jeżeli wymagają zaprojektowania nieszablonowego podejścia i przejścia przez cykl prototyp -> test –> modyfikacja.

Podsumowanie

W praktyce o rozwojowym charakterze prac świadczy kombinacja następujących cech. Twórczości (nowość co najmniej na skalę przedsiębiorstwa, wykraczająca poza odtwórcze modyfikacje), systematyczności (plan, etapy, iteracje i udokumentowany przebieg prac) oraz ukierunkowania na zwiększanie zasobu wiedzy lub jego zastosowanie w nowych rozwiązaniach.

Granica z działaniami rutynowymi przebiega tam, gdzie znika element problemu technicznego lub funkcjonalnego rozwiązywanego poprzez eksperyment i wnioski; same aktualizacje „według instrukcji” pozostają poza zakresem ulgi. Do prac rozwojowych zalicza się natomiast projektowanie nowych metod i rozwiązań, nawet jeśli służą powszechnym zadaniom, pod warunkiem przejścia cyklu prototyp–test–modyfikacja. Taki profil działań tworzy podstawę do rozliczenia kosztów kwalifikowanych w uldze B+R, o ile zostaną one właściwie wyodrębnione i potwierdzone spójną dokumentacją.